Bringen Sie die richtigen Teile schnell zur Servicestation Ihres Technikers

Nichts ist für einen Fuhrpark frustrierender, als wenn eine Reparatur aufgeschoben wird, weil die dafür erforderlichen Teile nicht verfügbar sind. Und nichts ist für einen Techniker frustrierender, als Teile von der Teileabteilung anzufordern, nur um dann das falsche auszuwählen.

Natürlich hängt die Beschaffung des richtigen Teils bis zu einem gewissen Grad davon ab, was sich im Inventar befindet, aber das ist nur ein Teil der Geschichte. Der andere Schlüssel zur Beschaffung der richtigen Teile für eine Reparatur ist die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Techniker und der Teileabteilung. Bei unsachgemäßer Handhabung führt dies zu Reibungen zwischen den Mitarbeitern, verlangsamt Reparaturen und verschwendet viel Zeit der Techniker.

Mark Wasilko, Vizepräsident für Marketing bei Decisiv, erklärt, dass Techniker laut Branchenüberlieferungen nur 30 % ihrer Zeit mit dem Drehen von Schraubenschlüsseln verbringen. Die anderen 70 % werden für andere Dinge aufgewendet – einschließlich der Suche nach den für eine Reparatur erforderlichen Teilen.

Laut den Experten, mit denen Trucks, Parts, Service gesprochen hat, beginnt die Beschaffung des richtigen Teils für den Techniker bereits in dem Moment, in dem der Lkw zur Erstdiagnose in die Werkstatt kommt. Sobald eine Diagnose erstellt und die Grundursache des Fehlers identifiziert wurde, sollte die Werkstatt mit der Erstellung eines Reparaturauftrags (RO) beginnen, und dieser Reparaturauftrag sollte eine Liste der Teile enthalten, die für die Reparatur benötigt werden.

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Mit der Plattform von Decisiv wird, sobald die Flotte die Reparatur genehmigt hat, eine Kopie der RO an die Teileabteilung gesendet und Wasilko erklärt, dass das Teilepersonal dann Teile auswählen und der Serviceabteilung mitteilen kann, welche Teile auf Lager sind und bestellt werden müssen und wann die nicht vorrätigen Teile im Shop eintreffen.

Ein Werkstattleiter ist ein wichtiger Mitarbeiter in einer Servicewerkstatt, da er oft die einzige Person ist, die alle laufenden Arbeiten kennt und die Ersatzteilanfragen im Auge behalten kann, um sicherzustellen, dass die Techniker ihre Arbeit nicht unterbrechen müssen.

Durch den Einsatz eines Service-Reparatur-Managementsystems entfällt das Hin und Her zwischen dem Techniker und der Ersatzteilabteilung. Es gibt keine Fragen zu den Teilespezifikationen, da die Plattform eine genaue Liste der Fahrzeugspezifikationen führt, oder zur Frage, ob alle Co-Komponenten enthalten sind, da die RO alle Details genau darüber enthält, was benötigt wird.

„Die RO wird vom Techniker verfasst, vom Serviceautor überprüft, aber digital an die Teileabteilung weitergegeben“, sagt Wasilko. „Im Grunde haben Sie einen Großteil der Ineffizienz bei der traditionellen Hin- und Her-Interaktion zwischen der Bucht und der Teileabteilung beseitigt.“

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Eine bewährte Vorgehensweise, die Wasilko bei Lkw-Händlern beobachtet hat, ist die gemeinsame Unterbringung von Teilen im Servicebereich. Mit anderen Worten: Einige Teile – insbesondere solche, die für wiederkehrende oder wiederholte Reparaturarbeiten benötigt werden – werden in den Lagerfächern der Werkstatt aufbewahrt.

Kevin Bowers, Leiter des Servicebetriebs bei Transporture, richtete in den Filialen seines Händlers einen sogenannten Kommandoposten ein. „Es besteht mindestens aus einem Werkstattmeister und einem Teileverkäufer“, sagt er. „Die Teilesachbearbeiter arbeiten nur mit der Werkstatt zusammen. Sie beantworten keine Anrufe am Schalter. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, den Technikern zu helfen.“

Wenn ein Techniker ein Teil benötigt, „leitet er dies an den Werkstattleiter und den Ersatzteilmann in der Kommandozentrale weiter“, erklärt Bowers. Wenn es sich um ein Garantieteil handelt, wird es abgeholt und in die Werkstatt geliefert. „Wenn es sich um etwas Kleines wie einen Kabelbinder handelt, den wir im Originalangebot vielleicht übersehen haben, lassen wir es einfach vom Ersatzteilmann in die Bucht bringen“, sagt Bowers.

Zuvor ermitteln die Transource-Techniker jedoch während der Diagnosephase der Reparatur, welche Reparatur erforderlich ist, erstellen einen Kostenvoranschlag für die Reparaturkosten einschließlich Teile und Arbeitsaufwand und senden diesen Kostenvoranschlag an die Ersatzteilabteilung, damit diese weiß, welche Teile es sind werden gebraucht werden. Ähnlich wie bei der Best Practice, die Decisiv vorschlägt, werden die Teile nach Genehmigung der Reparatur herausgezogen und in die Werkstatt gebracht.

„Früher hatten wir eine Theke für Rückteile, die quasi zu einem Treffpunkt wurde“, sagt Bowers. „Wir hatten einen Ersatzteilexperten, der versuchte, den Bedarf von fünf oder sechs Technikern zu decken, sodass wir natürlich viel Zeit damit verbrachten, auf Ersatzteile zu warten. Durch die Umstellung auf unser aktuelles System wurde dieses Problem beseitigt.“

Bowers fügt hinzu, dass die Shop-Effizienz von Transsource in den zehn Jahren seit der Änderung um 38 % gestiegen ist.

Gill Klinger, professioneller Berater bei KEA Advisors, sagt, dass der Schlüssel zur Effizienz in der Serviceabteilung darin besteht, die Techniker in ihren Abteilungen an den LKWs arbeiten zu lassen. Der Rat von KEA zur Verbesserung der Beziehung zwischen der Teileabteilung und der Serviceabteilung besteht darin, alle Reparaturen zu prüfen, um die Grundursache des Problems zu ermitteln, und sobald dies erledigt ist, den Lkw wieder aus der Werkstatt zu bringen. „Wir schlagen vor, dass es geparkt bleibt, bis zwei Dinge bereitgestellt werden“, sagt er. „Die erste besteht darin, die Reparatur zu genehmigen, und die zweite darin, das Teil abzuholen und an einem bestimmten Ort bereitzustellen, abhängig von der Platzverfügbarkeit in der Werkstatt.“

Klinger glaubt fest an das, was er als „langsamer werden, um schneller zu werden“ bezeichnet. Er erklärt es so: „Wenn wir uns beim Erstellen des Kostenvoranschlags Zeit nehmen und ihn dann live halten, damit der Kostenvoranschlag mit dem Reparaturauftrag übereinstimmt, können wir den gesamten Reparaturprozess beschleunigen und den RO auf der Rückseite schneller und effizienter abschließen.“ ."

Er sagt, dass die enge Zusammenarbeit der Teile- und Serviceabteilungen für die Werkstatt von Vorteil sei. „Für jeden Dollar, der als Arbeitsleistung verkauft wird, werden Teile im Wert von etwa einem Dollar verkauft. Daher ist es im besten Interesse der Teileabteilung, mit der Serviceabteilung zusammenzuarbeiten, denn die Wahrscheinlichkeit, dass die Serviceabteilung dies tut, liegt bei 99,5 %.“ der Kunde Nummer eins der Teileabteilung.“

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Ed Chipalowsky, Fahrzeugservice- und Supportmanager beim North American Council for Freight Efficiency (NACFE) und ehemaliger Techniker und ehemaliger Ausbilder für Dieseltechnologie, erklärt, dass die Werkstatt vom Servicemanager gesteuert wird.

„Wenn sie eine gute Beziehung zu ihren Ersatzteilabteilungen und ihren Technikern haben, werden sie den Schwerpunkt auf Ersatzteile und Service legen, um zum Wohle des Unternehmens zusammenzuarbeiten“, sagt er.

Das richtige Teil für eine Reparatur zu finden, ist ein komplizierter Prozess, der noch dadurch verschärft wird, dass man zwischen OE-Teilen, Aftermarket-Teilen, All-Marken-Teilen, Private-Label-Teilen und mehr wählen kann. Dennoch ist es äußerst wichtig, dass der Techniker genau das richtige Teil erhält, um eine Reparatur ordnungsgemäß durchführen zu können. Der Zugriff auf die Fahrgestellnummer ist eine gute Möglichkeit, sicherzustellen, dass das genaue Teil identifiziert wird. Allerdings haben nicht alle Dienstleister Zugriff auf die VIN-Daten.

Chipalowsky glaubt, dass die Einführung von Augmented Reality (AR) in der Werkstatt zu einer besseren Teileidentifizierung führen kann.

„Techniker können AR verwenden, um Fotos der eingebauten Komponente, das Typenschild der Komponente, die Seriennummer, die LKW-Modellnummer usw. zu senden“, sagt er. Er glaubt, dass dies den Reparaturprozess beschleunigen und eine genauere Identifizierung der für eine Reparatur benötigten Teile gewährleisten könnte.

Eine weitere Möglichkeit, die Ausfallzeiten der Techniker zu reduzieren, ist die Bereitstellung von Räumen in einer Werkstatt, in denen gängige Vorräte leicht zugänglich sind, da der Mitarbeiter nie nach dem benötigten Werkzeug suchen muss.

Garantieteile und -kerne können für eine Werkstatt eine Herausforderung sein. Klinger schlägt vor, dass die Werkstätten in jedem Fach Platz für die Unterbringung von Teilen, die im Rahmen eines Garantieanspruchs zurückgegeben werden müssen, und einen Platz für Kerne vorsehen.

„Es ist die Aufgabe des Technikers, das Teil zu kennzeichnen und zu dokumentieren, ein Foto davon zu machen und dann der Teileabteilung mitzuteilen, dass es zur Abholung bereit ist“, sagt er. Eine zuständige Person aus der Teileabteilung kann dann die Teile abholen, sodass der Techniker nicht mit ihnen zum Teileschalter gehen muss.

„Sobald der Ersatzteilexperte weiß, dass die Teile fertig sind, kann er sie beim nächsten Besuch in der Werkstatt abholen“, fügt er hinzu. Einige Werkstätten legen den Ersatzteillieferanten bestimmte Zeiten für die Kommissionierung von Kernen und Garantieteilen fest. In beiden Fällen bleiben die Techniker jedoch in den Regalen, in denen sie Geld für das Geschäft verdienen, wenn jemand mit dieser Aufgabe beauftragt wird.